Datenschutzerklärung für Folderling

Zuletzt aktualisiert: 16. September 2026

Diese Erklärung beschreibt, wie Folderling personenbezogene Daten verarbeitet, wenn du unsere Website, Webanwendung oder mobile Anwendung nutzt (zusammen der „Dienst“). Folderling ist für die hier beschriebene Verarbeitung verantwortlich. Du erreichst uns unter [email protected].

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden deine Dokumente oder Aktivitäten nicht für Werbung Dritter.

Welche Daten wir verarbeiten

Konto- und Anmeldedaten: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Anmelde- und Sitzungsdaten sowie Sicherheitstoken. Bei gemeinsam genutzten Folderling-Konten verarbeiten wir außerdem Mitgliedschaften und Rollen.
Dokumente und Dokumentdaten: hochgeladene oder mit der mobilen App geteilte Dateien, Dateinamen, erkannter Text, Dokumentbilder, Titel, Daten, Schlagwörter, Suchindizes und Einbettungen, Prüfvorschläge sowie Verarbeitungsstatus und Fehler.
Fragen und KI-Kontext: Fragen zu deinen Dokumenten und relevante Textstellen, die zur Beantwortung verwendet werden.
Nutzungs-, Geräte- und Diagnosedaten: IP-Adresse, Browser- oder Gerätetyp, Betriebssystem und App-Version, verwendete Seiten und Funktionen, Anfrage- und Aktualisierungskennungen, Absturzberichte, Leistungsmessungen und Sicherheitsereignisse. Soweit praktikabel vermeiden wir dabei Dokumentinhalte, Authentifizierungstoken und direkt identifizierende Kontodaten.
Abrechnungsdaten: Abonnementstatus, Kunden- und Transaktionskennungen sowie begrenzte Abrechnungsinformationen von Stripe. Folderling erhält nicht deine vollständige Kartennummer.
Kommunikation: Supportnachrichten, Feedback und deine Newsletter-Auswahl.

Wie wir Daten erhalten

Die meisten Daten erhalten wir direkt von dir, wenn du ein Konto erstellst, Dokumente hochlädst oder teilst, Dokumente prüfst, suchst, Fragen stellst, ein Abonnement abschließt oder uns kontaktierst. Dienst- und Diagnosedaten entstehen außerdem automatisch in Browser, Gerät und Infrastruktur. Abonnement- oder Zahlungsstatus erhalten wir von Stripe.

Warum wir Daten verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen:

Zur Bereitstellung des Dienstes und Vertragserfüllung: Konto erstellen und schützen; Dokumente speichern, verarbeiten, durchsuchen, anzeigen, exportieren und löschen; Inbox-Prüfung und KI-gestützte Funktionen bereitstellen; Abonnements verwalten.
Auf Grundlage berechtigter Interessen: Folderling betreiben, absichern, Fehler beheben und verbessern, Missbrauch und Betrug verhindern sowie die aggregierte Produktnutzung verstehen. Diese Interessen wägen wir gegen deine Rechte und Erwartungen ab.
Mit deiner Einwilligung: optionale Marketing- oder Newsletter-Nachrichten senden. Du kannst die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink oder durch Kontaktaufnahme widerrufen.
Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten: erforderliche Abrechnungsunterlagen aufbewahren und gültige behördliche oder gerichtliche Anfragen beantworten.

Dokumentenverarbeitung und KI

Folderling erkennt Text und andere Metadaten aus hochgeladenen Dokumenten, damit du sie organisieren und durchsuchen kannst. Wir verwenden die OpenAI-API, um Einbettungen für die Suche zu erstellen, Titel, Daten und Schlagwörter für die Inbox-Prüfung vorzuschlagen und Fragen mit relevantem Dokumentkontext zu beantworten. Dabei können Dokumenttext, vorhandene Schlagwörter, deine Frage oder relevante Textstellen an OpenAI gesendet werden.

KI-Vorschläge können falsch sein. Sie unterstützen deine Prüfung und treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich. Informationen zur Verarbeitung von Geschäfts- und API-Daten findest du in den Datenschutzinformationen für Unternehmen von OpenAI.

Die mobile App

Die mobile App speichert Anmeldedaten im geschützten sicheren Speicher des Geräts und kann Einstellungen wie den ausgewählten Ordner lokal speichern. In der App geöffnete PDFs und Dateien aus dem Teilen-Menü oder der Dateiauswahl können während Ansicht und Upload vorübergehend im App- oder Betriebssystemcache liegen. Folderling entfernt seine temporäre PDF-Kopie beim Schließen nach bestem Bemühen. Exportierte Dateien unterliegen anschließend der gewählten Ziel-App und deinen Geräteeinstellungen.

Wir verwenden Expo-Dienste zum Erstellen und Ausliefern kompatibler App-Updates. Die App scannt im Rahmen der hier beschriebenen Funktionen keine Dokumente und fordert keinen Kamerazugriff an.

Dienstleister und internationale Übermittlungen

Folgende Dienstleister unterstützen den Betrieb von Folderling. Sie verarbeiten Daten nur für die jeweiligen Leistungen und unter ihren eigenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten:

Neon – Datenbank-Hosting
Amazon Web Services – Dokument- und Exportspeicher
Fly.io – Anwendungs-Hosting
Cloudflare – Auslieferung, Sicherheit und Missbrauchsschutz
OpenAI – Dokument-KI und Einbettungen
Sentry – Fehler- und Absturzdiagnose
Honeycomb – Ablauf- und Leistungsdiagnose
Mailjet – Transaktions-E-Mails
EmailOctopus – optionaler Newsletter
Stripe – Abonnements und Zahlungsabwicklung
Umami Cloud – Website-Nutzungsanalyse
Expo – Erstellung und Auslieferung mobiler Updates

Anbieter können Daten im Europäischen Wirtschaftsraum und in anderen Ländern verarbeiten. Soweit erforderlich stützen wir Übermittlungen auf geeignete Garantien wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

Wie lange wir Daten speichern

Konto und Dokumente bleiben gespeichert, solange dein Konto aktiv ist. Nach einer gültigen Lösch- oder Kündigungsanfrage löschen wir Konto- und Dateidaten innerhalb von 30 Tagen aus aktiven Systemen. Ausnahmen gelten, soweit eine weitere Aufbewahrung für Abrechnung, gesetzliche Pflichten, Sicherheit, Betrugsverhinderung oder Streitigkeiten erforderlich ist. Reste in Sicherungskopien werden im Rahmen der üblichen Rotation entfernt.

Nicht abgeschlossene temporäre Uploads verfallen automatisch und werden bereinigt. Diagnose- und Sicherheitsdaten speichern wir nur so lange, wie sie zur Untersuchung von Problemen, zum Schutz des Dienstes und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigt werden.

Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter verschlüsselte Verbindungen, Zugriffskontrollen, geschützte mobile Anmeldedaten und Überwachung. Keine Speicher- oder Übertragungsmethode ist vollständig sicher; absolute Sicherheit können wir deshalb nicht garantieren.

Cookies und Analyse

Die Website verwendet notwendige Cookies für Sitzungen und Anmeldungen. Werden sie blockiert, funktionieren angemeldete Bereiche möglicherweise nicht. Umami Cloud hilft uns, die Nutzung der Website zu verstehen. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und teilen Browserdaten nicht mit Werbepartnern.

Marketing

Marketing- oder Newsletter-E-Mails senden wir nur nach deiner Anmeldung. Du kannst dich über den Link in jeder E-Mail oder durch Kontaktaufnahme abmelden. Für den Kontobetrieb notwendige Nachrichten sind kein Marketing.

Deine Datenschutzrechte

Abhängig von deinem Wohnort und den geltenden Voraussetzungen kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung verlangen, der Verarbeitung widersprechen, portable Daten erhalten und Einwilligungen für die Zukunft widerrufen. Du kannst dich außerdem bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Schreibe zur Ausübung deiner Rechte an [email protected]. Wir müssen deine Identität möglicherweise prüfen. Normalerweise antworten wir innerhalb eines Monats oder informieren dich, wenn das geltende Recht eine längere Frist erlaubt.

Andere Websites und Apps

Folderling kann auf Websites oder Apps verlinken, die wir nicht kontrollieren. Für deren Datenverarbeitung gelten die jeweiligen Datenschutzerklärungen.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich Folderling verändert. Die aktuelle Fassung und das Aktualisierungsdatum veröffentlichen wir hier. Wenn das Gesetz dies verlangt oder eine Änderung die Nutzung personenbezogener Daten wesentlich betrifft, informieren wir zusätzlich.

Kontakt

Fragen, Datenschutzanfragen und Beschwerden kannst du an [email protected] senden.